São José dos Campos-SP, 21 de maio de 2022, por Marcos Eduardo Carvalho – Organizar arquivos e pastas no escritório muitas vezes é um desafio e requer muita disciplina. Assim, o blog Casa e Receitas vai falar um pouco sobre como organizar da melhor forma.
Primeiramente, é importante definir o que vai ser arquivado e o que vamos jogar fora. Isso porque muitos documentos são rascunhos e não têm muita serventia.
Como organizar pastas e arquivos?
Agora, por conta da tecnologia, muitas vezes nem temos arquivos físicos, mas mantemos no computador. Ainda assim, é preciso ter muita organização para isso e não perder nenhuma informação.
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Então, uma dica é deixar tudo o que for importante no computador na pasta ‘Documentos’. Assim, para facilitar, selecione na aba ‘Exibir no Topo’ a opção ‘Classificar por’ e optar por ‘Ordem crescente’. Isso vai ajudar a encontrar com mais facilidade posteriormente.
Como organizar e arquivar documentos de uma empresa?
No entanto, se tiver uma empresa grande, o ideal é ter tanto o arquivo físico quanto o digital. No primeiro caso, deve-se ter uma sala específica para guardar arquivos.
Então, aposte em armários de ferro, para não ter perigo de pegar traças e também organize tudo por pastas e em ordem alfabética. Além disso, mantenha alguém para cuidar desse setor.
Quanto aos arquivos digitais, o mais adequado é salvar em nuvem. Desse modo, tudo ficará arquivado na própria internet e não haverá risco de perder, caso o computador sofra alguma pane.
Qual a melhor forma de organizar arquivos?
Ainda na questão física, algumas outras dicas também são importantes para organizar melhor os arquivos. Isso vale tanto para as empresas quanto para arquivos pessoais em casa.
Então, opte por aquelas pastas suspensas, com mais divisões internas. Inclusive, na hora de alocar em um espaço, sempre priorize deixar as mais urgentes em uma posição mais fácil de pegar.
Qual é o primeiro passo para organizar um arquivo?
Por fim, vale aqui uma dica caseira, apenas para os documentos que temos em casa. Logo, organize por modelos e importância.
Por exemplo, deixe uma pasta apenas para contas pagas e outras para contas a pagar. Dentro disso, também separe as categorias, como contas de água, luz, telefone, internet ou gás. Assim, cada uma vai ficar em uma pasta e vai poder organizar os arquivos da melhor maneira.
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